Como usar a gramática inglesa para escrever instruções
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Dentro escrita de negócios , escrita técnica , e outras formas de composição , instruções são instruções escritas ou faladas para realizar um procedimento ou realizar uma tarefa. Também é chamado escrita instrutiva .
As instruções passo a passo normalmente usam o ponto de vista de segunda pessoa ( você, seu, seu ). As instruções são geralmente transmitidas no voz ativa e o modo imperativo: Dirija-se ao seu público diretamente .
As instruções são muitas vezes escritas na forma de um número Lista para que os usuários possam reconhecer claramente a sequência das tarefas.
Instruções eficazes geralmente incluem elementos visuais (como imagens, diagramas e fluxogramas) que ilustram e esclarecem o texto . Instruções destinadas a um público internacional podem contar com inteiramente em fotos e familiares símbolos . (Estes são chamados instruções sem palavras .)
Observações e Exemplos
'Boas instruções são inequívocas, compreensíveis, completas, consistentes e eficientes.' (John M. Penrose, et al., Comunicação Empresarial para Gestores: Uma Abordagem Avançada , 5ª edição. Thompson, 2004)
O lado mais leve das instruções: Manual para recém-falecidos
Juno: Ok, você tem estudado o manual?
Adão: Bem, nós tentamos.
Juno: O capítulo da interface intermediária sobre assombração diz tudo. Tire-os você mesmo. É sua casa. Casas assombradas não são fáceis de encontrar.
Bárbara: Bem, nós não entendemos muito bem.
Juno: Ouvi. Rasgou seus rostos imediatamente. Obviamente, não adianta nada arrancar suas cabeças na frente das pessoas se elas não puderem vê-lo.
Adão: Devemos começar de forma mais simples então?
Juno: Comece simplesmente, faça o que sabe, use seus talentos, pratique. Você deveria estar estudando essas lições desde o primeiro dia. (Sylvia Sidney, Alec Baldwin e Geena Davis em Suco de besouro , 1988)
Recursos básicos
“As instruções tendem a seguir um padrão consistente de passo a passo, quer você esteja descrevendo como fazer café ou como montar um motor de automóvel. Aqui estão os recursos básicos das instruções:
- Específico e preciso título
- Introdução com informações básicas
- Lista de peças, ferramentas e condições necessárias
- Etapas ordenadas sequencialmente
- Gráficos
- Informação de Segurança
- Conclusão que sinaliza a conclusão da tarefa
As etapas ordenadas sequencialmente são a peça central de um conjunto de instruções e normalmente ocupam grande parte do espaço do documento.'
(Richard Johnson-Sheehan, Comunicação técnica hoje . Pearson, 2005)
Lista de verificação para instruções de escrita
- Use frases curtas e parágrafos curtos.
- Organize seus pontos em ordem lógica.
- Faça suas declarações específico .
- Use o modo imperativo .
- Coloque o item mais importante em cada frase no início.
- Diga uma coisa em cada frase.
- Escolha suas palavras com cuidado, evitando jargão e termos técnicos, se puder.
- Dê um exemplo ou umanalogia, se você acha que uma declaração pode confundir um leitor.
- Verifique seu rascunho completo quanto à lógica de apresentação.
- Não omita etapas nem use atalhos.
(Adaptado de Escrevendo com precisão por Jefferson D. Bates. Pinguim, 2000)
Dicas úteis
'As instruções podem ser documentos independentes ou parte de outro documento. Em ambos os casos, o erro mais comum é torná-los muito complicados para o público. Considere cuidadosamente o nível técnico de seus leitores. Usar espaço em branco , gráficos e outros elementos de design para tornar as instruções atraentes. Mais importante, certifique-se de incluir referências de Cuidado, Aviso e Perigo antes da as etapas a que se aplicam.'
(William Sanborn Pfeiffer, Guia de bolso para comunicação técnica , 4ª edição. Pearson, 2007)
Instruções de teste
Para avaliar a precisão e clareza de um conjunto de instruções, convide uma ou mais pessoas para seguir suas instruções. Observe seu progresso para determinar se todas as etapas foram concluídas corretamente em um período de tempo razoável. Uma vez que o procedimento tenha sido concluído, peça a este grupo de teste para relatar quaisquer problemas que possam ter encontrado e oferecer recomendações para melhorar as instruções.